Hoe het Corona virus het nieuwe werken stimuleert

Een kans voor de digitalisering

Al jaren wordt er gesproken over het nieuwe werken. Thuis of waar dan ook ter wereld, zo lang je maar een laptop met internet hebt. Hippe kantoren, Co-working spaces en video calls maken het makkelijker om flexibel om te gaan met kantoorruimte, uren en bezetting van personeel. Toch waren er nog heel veel bedrijven die A zeggen, maar B doen.
Tot afgelopen week. Sinds de oproep om thuis te werken krijgt iedereen een “crash course” thuiswerken. Veel mensen moeten leren te werken en te communiceren op een andere manier.
Slack heeft een stijging van meer dan 40% in betalende gebruikers gezien en Microsoft Teams had op één dag 44 miljoen gebruikers terwijl dit een paar maanden geleden nog 20 miljoen gebruikers was. Google Trends laat ook zien dat mensen massaal op zoek zijn naar tools om online te communiceren.
Daarnaast stijgt de aandelenkoers van Zoom in een tijd waar de meeste aandelen in waarde dalen.
De online aankopen stijgen en e-commerce zal nog verder aan populariteit winnen. Als internationaal marketing bureau merken we dat ook. Klanten zien de omzet stijgen, omnichannel klanten verleggen de focus op online.
Voor ons hebben de veranderende werkomstandigheden nog weinig impact. Project management en klantcommunicatie via tools zoals Monday.com of Trello is de standaard. We hebben 2 kantoren waardoor we via Microsoft Teams al dagelijks video conferenties hebben en via Slack communiceren we intern veel. Met apps zoals Krisp.ai filteren we achtergrondgeluiden weg nu we thuis in een minder rustige omgeving werken. Iedere dag hebben we via video conferenties een “stand up” meeting, om toch het team gevoel te behouden.
Voor veel mensen en bedrijven is het werken vanuit huis een grote uitdaging. De populariteit van “remote” werken, en werken wanneer het uitkomt zal door het corona virus zeker veranderen. Als we iets positiefs uit deze situatie kunnen halen, dan is het wel dat iedereen open staat voor nieuwe ideeën, samenwerkingsverbanden en hoop ik dat de digitale transformatie een toevlucht neemt.
Een vraag die ik mezelf stel is: Hebben we onze 2 kantoren nog wel nodig als het werken vanuit huis goed gaat? Als wij er voor zorgen dat ons team goed en veilig thuis, of waar dan ook ter wereld kan werken, waarom hebben we dan een kantoor nodig?

Wat zeggen experts hierover?

Ik heb Kim Wlach naar dit topic gevraagd. Kim Wlach is co-founder van Berg & Macher, een duitse onderneming, die zich mensen en teams met organisaties verbindt. In tijden van Corona zet Kim zich naast Teamworkshops in voor zaken zoals Purpose, Visie, Roadmap en Rollen ook intensief in voor de samenwerking binnen remote teams. Samen met co-founder Jonas schrijft ze hierover op www.berg-macher.com.
Is het afschaffen van kantoren zinvol? Kim antwoordt dat het aankomt op verschillende dingen:
“Onderzoekers hebben gevonden dat de belangrijkste factor voor engagement van medewerkers, en daarmee het succes van teams, het saamhorigheidsgevoel tot het team is.
Dit gevoel van samenzijn kan worden bereikt door regelmatige bijeenkomsten. In deze meetings wordt samengewerkt aan de samenwerkingscultuur en moet ervoor zorgen dat de teamleden zich met elkaar verbonden. Zodra de gemeenschappelijke basis is gelegd, is het weer mogelijk om wekenlang op afstand te werken.
Hierbij is het van belang dat ook gemeenschappelijke standaarden gedefinieerd en besproken worden voor digitale samenwerking, en welke communicatiekanalen geschikt zijn voor welk type bericht (emotioneel vs. feitelijk, snelle feedback noodzakelijk, complexe taken, etc.). Deze teambijeenkomsten die elke 3-6 maanden gehouden moeten worden hoeven niet plaats te vinden in een kantoor en kunnen bijvoorbeeld ook goed op een Team Offsite gehouden worden. Zeker voor remote teams die niet geen eigen of groot kantoor hebben, en voor alle werknemers die vanuit andere locaties moeten reizen is dit zinvol: Team Offsites zorgen voor een ander inzicht en perspectief dan de alledaagse omgeving. Natuurlijk hopen we dat we zo snel mogelijk weer zonder beperkingen en zonder de gezondheid van anderen in gevaar te brengen kunnen reizen.“

Samengevat

Kantoren zijn niet absoluut noodzakelijk voor het normale en alledaagse teamwerk. Het is echter wel belangrijk dat er regels worden opgesteld en dat er binnen het team wordt gelet op het saamhorigheidsgevoel.